Norme musica non pubblicata/Introduzione/0.3/0.3.3: differenze tra le versioni

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In ambito archivistico si sta elaborando, all’interno dell’International Council of Archives, un modello concettuale denominato ''[http://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf Records in Contexts]''. Attualmente ancora allo stato di ''draft'' e sottoposto a ''world-wide review'', esso potrebbe favorire un approccio maggiormente rispondente alle esigenze di descrizione e contestualizzazione della risorsa musicale non pubblicata.  
 
In ambito archivistico si sta elaborando, all’interno dell’International Council of Archives, un modello concettuale denominato ''[http://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf Records in Contexts]''. Attualmente ancora allo stato di ''draft'' e sottoposto a ''world-wide review'', esso potrebbe favorire un approccio maggiormente rispondente alle esigenze di descrizione e contestualizzazione della risorsa musicale non pubblicata.  
  
Per quanto non sembri al momento opportuno approfondire ulteriormente la questione, in quanto le stesse formulazioni concettuali di base (''record'' e ''record set'') sono tuttora oggetto di un vivace dibattito all’interno della comunità archivistica internazionale, a cui partecipa in prima linea l’Italia che ha presentato un documento di discussione nel quale se ne evidenziano le criticità (cfr. [http://www.ilmondodegliarchivi.org/images/Quaderni/MdA_Quaderni_n2.pdf «I quaderni del Mondo degli archivi» n.2: ''Records in Contexts. A conceptual model for archival description. Il contributo italiano''], vedi anche [http://www.ilmondodegliarchivi.org/rubriche/i-quaderni/530-i-quaderni-del-mondo-degli-archivi-n-2-records-in-contexts-a-conceptual-model-for-archival-description-il-contributo-italiano?utm_source=Indirizzario&utm_campaign=092a7e08db-EMAIL_CAMPAIGN_2017_07_25&utm_medium=email&utm_term=0_905e366f06-092a7e08db-137558261&ct=t(Newsletter_n_15_del_27_luglio_20177_25_2017 l'articolo di introduzione]), si è preferito comunque mantenere questo paragrafo per sottolineare l'attenzione all’impatto che il nuovo modello concettuale archivistico avrà sulla catalogazione. Il paragrafo sarà naturalmente modificato non appena verranno pubblicate ulteriori versioni di RiC-CM.
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Per quanto non sembri al momento opportuno approfondire ulteriormente la questione, in quanto le stesse formulazioni concettuali di base (''record'' e ''record set'') sono tuttora oggetto di un vivace dibattito all’interno della comunità archivistica internazionale, a cui partecipa in prima linea l’Italia che ha presentato un documento di discussione nel quale se ne evidenziano le criticità (cfr. [http://www.ilmondodegliarchivi.org/images/Quaderni/MdA_Quaderni_n2.pdf «I quaderni del Mondo degli archivi» n.2: ''Records in Contexts. A conceptual model for archival description. Il contributo italiano''], vedi anche [http://www.ilmondodegliarchivi.org/rubriche/i-quaderni/530-i-quaderni-del-mondo-degli-archivi-n-2-records-in-contexts-a-conceptual-model-for-archival-description-il-contributo-italiano?utm_source=Indirizzario&utm_campaign=092a7e08db-EMAIL_CAMPAIGN_2017_07_25&utm_medium=email&utm_term=0_905e366f06-092a7e08db-137558261&ct=t(Newsletter_n_15_del_27_luglio_20177_25_2017 l’articolo di introduzione]), si è preferito comunque mantenere questo paragrafo per sottolineare l’attenzione all’impatto che il nuovo modello concettuale archivistico avrà sulla catalogazione. Il paragrafo sarà naturalmente modificato non appena verranno pubblicate ulteriori versioni di RiC-CM.
  
 
=== {{Ancora|0.3.3.2}} Impatto del modello RiC ===
 
=== {{Ancora|0.3.3.2}} Impatto del modello RiC ===
Il modello concettuale ''[http://www.ica.org/en/egad-ric-conceptual-model Records in Contexts]'', elaborato dall'International Council of Archives e ancora allo stato di di ''draft'', sottoposto a ''world-wide review'' nel 2017, si sofferma in particolare sulla definizione di record e di record set; pur non azzardando qui una traduzione dei termini in italiano, si possono ritenere entrambi concetti che possono ben essere utilizzati per la descrizione e la contestualizzazione in ambito archivistico delle risorse non pubblicate.
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Il modello concettuale ''[http://www.ica.org/en/egad-ric-conceptual-model Records in Contexts]'', elaborato dall’International Council of Archives e ancora allo stato di di ''draft'', sottoposto a ''world-wide review'' nel 2017, si sofferma in particolare sulla definizione di record e di record set; pur non azzardando qui una traduzione dei termini in italiano, si possono ritenere entrambi concetti che possono ben essere utilizzati per la descrizione e la contestualizzazione in ambito archivistico delle risorse non pubblicate.
  
Per ''record'' la definizione è quella di "informazioni linguistiche, simboliche o grafiche rappresentate in qualsiasi forma persistente, su qualsiasi supporto durevole, con ogni metodo, da un ''agente'' nel corso della vita o di eventi lavorativi e di ''attività''".<ref>"''Linguistic, symbolic, or graphic information represented in any persistent form, on any durable carrier, by any method, by an Agent in the course of life or work events and Activities''".</ref> (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).
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Per ''record'' la definizione è quella di “informazioni linguistiche, simboliche o grafiche rappresentate in qualsiasi forma persistente, su qualsiasi supporto durevole, con ogni metodo, da un ''agente'' nel corso della vita o di eventi lavorativi e di ''attività''.<ref>''Linguistic, symbolic, or graphic information represented in any persistent form, on any durable carrier, by any method, by an Agent in the course of life or work events and Activities''.</ref> (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).
  
 
Nelle note di scopo si chiarisce che:
 
Nelle note di scopo si chiarisce che:
:::"Tali informazioni possono servire a diversi fini, compresa la documentazione di eventi e ''Attività''. A causa della sua relazione con gli eventi e le ''Attività'', serve come prova di essi, senza riguardo alla qualità per l'uso in un contesto particolare.<ref>"''Such information may serve a variety of purposes, including documenting the events and Activities. Because of its relation to the events and Activities, it serves as evidence for them no matter its quality for use in a particular context.''".</ref>
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:::“Tali informazioni possono servire a diversi fini, compresa la documentazione di eventi e ''Attività''. A causa della sua relazione con gli eventi e le ''Attività'', serve come prova di essi, senza riguardo alla qualità per l’uso in un contesto particolare”.<ref>''Such information may serve a variety of purposes, including documenting the events and Activities. Because of its relation to the events and Activities, it serves as evidence for them no matter its quality for use in a particular context''.</ref>
  
Per quanto riguarda il ''record set'', il modello RiC-CM amplia molto quello di collezione archivistica definendolo come "uno o più ''record'' che sono stati intellettualmente raggruppati in una certa ''data'' da un ''agente'', ovunque i ''record'' possano risiedere e quali che siano le proprietà condivise o le relazioni tra loro."<ref>"''One or more Records that are intellectually brought together at some Date, by an Agent, wherever the Records may reside and whatever the shared properties or relations among them may be''".</ref> (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).
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Per quanto riguarda il ''record set'', il modello RiC-CM amplia molto quello di collezione archivistica definendolo come “uno o più ''record'' che sono stati intellettualmente raggruppati in una certa ''data'' da un ''agente'', ovunque i ''record'' possano risiedere e quali che siano le proprietà condivise o le relazioni tra loro”.<ref>''One or more Records that are intellectually brought together at some Date, by an Agent, wherever the Records may reside and whatever the shared properties or relations among them may be''.</ref> (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).
  
 
Anche in questo caso le note di scopo servono a capirne la natura:
 
Anche in questo caso le note di scopo servono a capirne la natura:
:::"In un particolare contesto un agente (p.es. un amministratore, un responsabile della gestione documentale [records manager], un archivista, un utente finale, etc.) seleziona i record che fanno parte di un record set sulla base di una o più proprietà condivise, o di una o più relazioni condivise. Il raggruppamento dei record serve uno o più scopi specifici per il contesto dell'agente.
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:::“In un particolare contesto un agente (p.es. un amministratore, un responsabile della gestione documentale [records manager], un archivista, un utente finale, etc.) seleziona i record che fanno parte di un record set sulla base di una o più proprietà condivise, o di una o più relazioni condivise. Il raggruppamento dei record serve uno o più scopi specifici per il contesto dell’agente.
:::"Come eccezione, alcuni record sono raggruppati in base alla loro non appartenenza al contesto di selezione di altri gruppi definiti: per esempio una serie 'Miscellanea'.
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:::“Come eccezione, alcuni record sono raggruppati in base alla loro non appartenenza al contesto di selezione di altri gruppi definiti: per esempio una serie ‘Miscellanea’.
:::"La selezione e il raggruppamento, per esempio, possono rappresentare l'atto di classificare i record secondo uno schema di classificazione formale che può essere basato sulla funzione, il soggetto, la struttura organizzativa o altri criteri; un atto di organizzazione archivistica (p.es. basato sulla provenienza comune); o qualche altra selezione e raggruppamento che risponde a uno o più fini particolari (p.es. una classificazione che riflette o favorisce i fini di un ricercatore). Il record set creato da un agente nel corso della vita o eventi lavorativi e attività dovrebbe essere mantenuto in modo da preservare contesto e valore probatorio."<ref>"''In a particular context, an Agent (e.g. administrator, records manager, archivist, end-user, etc.) selects the member Records of a Record Set based on a shared property or properties, or a shared Relation or Relations. The grouping of the Records serves a purpose or purposes specific to the context of the Agent. By exception, some Records are brought together based on their not belonging in the context of selection to other designated groups: a ‘Miscellaneous’ series for example. The selection and grouping, for example, may represent the act of classifying the Records in accordance with a formal classification scheme that may be based on function, subject, organizational structure, or other criteria; an act of archival arrangement (e.g. based on common provenance); or some other selection and grouping that fulfils a particular purpose or purposes (e.g. a classification that reflects or supports the purposes of a researcher). The Record Set created by an Agent in the course of life or work events and Activities should be kept in a manner that preserves context and evidential value''".</ref>
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:::“La selezione e il raggruppamento, per esempio, possono rappresentare l’atto di classificare i record secondo uno schema di classificazione formale che può essere basato sulla funzione, il soggetto, la struttura organizzativa o altri criteri; un atto di organizzazione archivistica (p.es. basato sulla provenienza comune); o qualche altra selezione e raggruppamento che risponde a uno o più fini particolari (p.es. una classificazione che riflette o favorisce i fini di un ricercatore). Il record set creato da un agente nel corso della vita o eventi lavorativi e attività dovrebbe essere mantenuto in modo da preservare contesto e valore probatorio”.<ref>''In a particular context, an Agent (e.g. administrator, records manager, archivist, end-user, etc.) selects the member Records of a Record Set based on a shared property or properties, or a shared Relation or Relations. The grouping of the Records serves a purpose or purposes specific to the context of the Agent. By exception, some Records are brought together based on their not belonging in the context of selection to other designated groups: a ‘Miscellaneous’ series for example. The selection and grouping, for example, may represent the act of classifying the Records in accordance with a formal classification scheme that may be based on function, subject, organizational structure, or other criteria; an act of archival arrangement (e.g. based on common provenance); or some other selection and grouping that fulfils a particular purpose or purposes (e.g. a classification that reflects or supports the purposes of a researcher). The Record Set created by an Agent in the course of life or work events and Activities should be kept in a manner that preserves context and evidential value''.</ref>
  
 
Di particolare interesse il fatto che un ''record'' possa appartenere a diversi insiemi:
 
Di particolare interesse il fatto che un ''record'' possa appartenere a diversi insiemi:
:::"I ''record set'' possono anche contenere altri ''record set''. Sia un ''record set'' sia un ''record'' possono essere contemporaneamente membri di più di un ''record set'', e nel corso della sua vita un ''record set'' o un ''record'' possono essere membri di un indeterminato numero di ''record set'' in un indeterminato numero di contesti.
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:::“I ''record set'' possono anche contenere altri ''record set''. Sia un ''record set'' sia un ''record'' possono essere contemporaneamente membri di più di un ''record set'', e nel corso della sua vita un ''record set'' o un ''record'' possono essere membri di un indeterminato numero di ''record set'' in un indeterminato numero di contesti.
:::"I ''record set'' e i ''record'' contenuti in un ''record set'' possono essere ordinati in sequenza sulla base di una o più proprietà o relazioni comuni (p.es. alfabeticamente per ''agente'' o in relazione al nome di ''Luogo''); in ordine cronologico secondo una ''data'' assegnata; o secondo qualche altro criterio (p.es. un ordine di rilevanza imposto)."<ref>"''Records Sets may also contain other Records Sets. Both a Record Set and a Record may simultaneously be a member of more than one Record Set, and over the course of its existence, a Record Set or Record may be a member of an indeterminate number of Record Sets in an indeterminate number of contexts. Record Sets and Records contained within a Record Set may be ordered into a sequence based on a common property or relation, or common properties or relations (e.g. alphabetical by Agent or related Place name); chronological order by an allocated Date; or some other criterion (e.g. an imposed order by relevance)''".</ref>
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:::“I ''record set'' e i ''record'' contenuti in un ''record set'' possono essere ordinati in sequenza sulla base di una o più proprietà o relazioni comuni (p.es. alfabeticamente per ''agente'' o in relazione al nome di ''Luogo''); in ordine cronologico secondo una ''data'' assegnata; o secondo qualche altro criterio (p.es. un ordine di rilevanza imposto).<ref>''Records Sets may also contain other Records Sets. Both a Record Set and a Record may simultaneously be a member of more than one Record Set, and over the course of its existence, a Record Set or Record may be a member of an indeterminate number of Record Sets in an indeterminate number of contexts. Record Sets and Records contained within a Record Set may be ordered into a sequence based on a common property or relation, or common properties or relations (e.g. alphabetical by Agent or related Place name); chronological order by an allocated Date; or some other criterion (e.g. an imposed order by relevance)''.</ref>
  
Gli esempi di ''record'', "atto che nomina John Bambridge sceriffo di Leicester, con accluso terzo gran sigillo di Carlo I; abbozzo di mappa della Penisola del Qatar, messaggio di posta elettronica riguardante un accordo per partecipare al congresso ICA di Seul contenente due allegati e firmato digitalmente", portano a considerare un possibile allineamento tra il concetto di ''record'' e quello che LRM chiama ''manifestazione singoletta'', cioè quello che nell'ambito di queste norme viene definito ''risorsa non pubblicata''.
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Gli esempi di ''record'', “atto che nomina John Bambridge sceriffo di Leicester, con accluso terzo gran sigillo di Carlo I; abbozzo di mappa della Penisola del Qatar, messaggio di posta elettronica riguardante un accordo per partecipare al congresso ICA di Seul contenente due allegati e firmato digitalmente”, portano a considerare un possibile allineamento tra il concetto di ''record'' e quello che LRM chiama ''manifestazione singoletta'', cioè quello che nell’ambito di queste norme viene definito ''risorsa non pubblicata''.
  
Si deve sottolineare il fatto che nel modello RiC-CM il ''record'' è un'entità che esiste perché esiste il ''record set'', cioè che comunque il record deve essere contestualizzato e strutturato. L'allineamento tra i due modelli è dunque possibile solo per risorse musicali che fanno parte di fondi archivistici.
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Si deve sottolineare il fatto che nel modello RiC-CM il ''record'' è un’entità che esiste perché esiste il ''record set'', cioè che comunque il record deve essere contestualizzato e strutturato. L’allineamento tra i due modelli è dunque possibile solo per risorse musicali che fanno parte di fondi archivistici.
  
Un'ultima osservazione delle note di scopo porta a considerazioni analoghe a quelle di LRM per quanto riguarda ''manifestazioni singolette'' prodotte da singoli ''agenti'' combinando fisicamente o unendo ''esemplari'' di ''manifestazioni'' diverse:
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Un’ultima osservazione delle note di scopo porta a considerazioni analoghe a quelle di LRM per quanto riguarda ''manifestazioni singolette'' prodotte da singoli ''agenti'' combinando fisicamente o unendo ''esemplari'' di ''manifestazioni'' diverse:
:::"Uno o più ''Record'' in un contesto possono essere inglobati o incorporati in un ''Record'' in un altro contesto per formare un nuovo ''Record''. Questo '''Record'' composito' non si dovrebbe confondere con un ''Record Set'', in quanto prova di una singola transazione di un ''Agente'' invece che un raggruppamento di distinti ''Record'' come parte della loro gestione e uso."<ref>"'' One or more Records in one context may be subsumed or incorporated into a Record in another context to form a new Record. This ‘compound Record’ should not be confused with a Record Set, as it is evidence of a single transaction by an Agent rather than a grouping of distinct Records as part of their management and use''".</ref>
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:::“Uno o più ''Record'' in un contesto possono essere inglobati o incorporati in un ''Record'' in un altro contesto per formare un nuovo ''Record''. Questo ''Record'' composito’ non si dovrebbe confondere con un ''Record Set'', in quanto prova di una singola transazione di un ''Agente'' invece che un raggruppamento di distinti ''Record'' come parte della loro gestione e uso”.<ref>''One or more Records in one context may be subsumed or incorporated into a Record in another context to form a new Record. This ‘compound Record’ should not be confused with a Record Set, as it is evidence of a single transaction by an Agent rather than a grouping of distinct Records as part of their management and use''.</ref>
  
 
Addentrarsi nella redazione di norme per la descrizione di ''record set'' non è certamente lo scopo di queste norme. Tuttavia sarebbe auspicabile poter trattare risorse che hanno una duplice natura secondo entrambi gli approcci, in una progressiva interoperabilità e integrazione di sistemi diversi.
 
Addentrarsi nella redazione di norme per la descrizione di ''record set'' non è certamente lo scopo di queste norme. Tuttavia sarebbe auspicabile poter trattare risorse che hanno una duplice natura secondo entrambi gli approcci, in una progressiva interoperabilità e integrazione di sistemi diversi.
  
 
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Versione attuale delle 22:49, 17 mag 2018

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0.3.2 Applicazione del modello LRM alla distribuzione di risorse musicali in formato elettronico
Il titolo di questa voce non è corretto per via delle caratteristiche del software MediaWiki. Il titolo corretto è Norme di catalogazione delle risorse musicali non pubblicate.

0.3.3 Records in Contexts (ICA RiC-CM)

0.3.3.1 Nota introduttiva

Le risorse musicali non pubblicate possono anche far parte di complessi archivistici, caratterizzati, come è noto, da un sistema di relazioni reciproche che è necessario evidenziare al momento della loro descrizione.

In ambito archivistico si sta elaborando, all’interno dell’International Council of Archives, un modello concettuale denominato Records in Contexts. Attualmente ancora allo stato di draft e sottoposto a world-wide review, esso potrebbe favorire un approccio maggiormente rispondente alle esigenze di descrizione e contestualizzazione della risorsa musicale non pubblicata.

Per quanto non sembri al momento opportuno approfondire ulteriormente la questione, in quanto le stesse formulazioni concettuali di base (record e record set) sono tuttora oggetto di un vivace dibattito all’interno della comunità archivistica internazionale, a cui partecipa in prima linea l’Italia che ha presentato un documento di discussione nel quale se ne evidenziano le criticità (cfr. «I quaderni del Mondo degli archivi» n.2: Records in Contexts. A conceptual model for archival description. Il contributo italiano, vedi anche l’articolo di introduzione), si è preferito comunque mantenere questo paragrafo per sottolineare l’attenzione all’impatto che il nuovo modello concettuale archivistico avrà sulla catalogazione. Il paragrafo sarà naturalmente modificato non appena verranno pubblicate ulteriori versioni di RiC-CM.

0.3.3.2 Impatto del modello RiC

Il modello concettuale Records in Contexts, elaborato dall’International Council of Archives e ancora allo stato di di draft, sottoposto a world-wide review nel 2017, si sofferma in particolare sulla definizione di record e di record set; pur non azzardando qui una traduzione dei termini in italiano, si possono ritenere entrambi concetti che possono ben essere utilizzati per la descrizione e la contestualizzazione in ambito archivistico delle risorse non pubblicate.

Per record la definizione è quella di “informazioni linguistiche, simboliche o grafiche rappresentate in qualsiasi forma persistente, su qualsiasi supporto durevole, con ogni metodo, da un agente nel corso della vita o di eventi lavorativi e di attività”.[1] (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).

Nelle note di scopo si chiarisce che:

“Tali informazioni possono servire a diversi fini, compresa la documentazione di eventi e Attività. A causa della sua relazione con gli eventi e le Attività, serve come prova di essi, senza riguardo alla qualità per l’uso in un contesto particolare”.[2]

Per quanto riguarda il record set, il modello RiC-CM amplia molto quello di collezione archivistica definendolo come “uno o più record che sono stati intellettualmente raggruppati in una certa data da un agente, ovunque i record possano risiedere e quali che siano le proprietà condivise o le relazioni tra loro”.[3] (cfr. RiC-CM 2, RiC-E1).

Anche in questo caso le note di scopo servono a capirne la natura:

“In un particolare contesto un agente (p.es. un amministratore, un responsabile della gestione documentale [records manager], un archivista, un utente finale, etc.) seleziona i record che fanno parte di un record set sulla base di una o più proprietà condivise, o di una o più relazioni condivise. Il raggruppamento dei record serve uno o più scopi specifici per il contesto dell’agente.
“Come eccezione, alcuni record sono raggruppati in base alla loro non appartenenza al contesto di selezione di altri gruppi definiti: per esempio una serie ‘Miscellanea’.
“La selezione e il raggruppamento, per esempio, possono rappresentare l’atto di classificare i record secondo uno schema di classificazione formale che può essere basato sulla funzione, il soggetto, la struttura organizzativa o altri criteri; un atto di organizzazione archivistica (p.es. basato sulla provenienza comune); o qualche altra selezione e raggruppamento che risponde a uno o più fini particolari (p.es. una classificazione che riflette o favorisce i fini di un ricercatore). Il record set creato da un agente nel corso della vita o eventi lavorativi e attività dovrebbe essere mantenuto in modo da preservare contesto e valore probatorio”.[4]

Di particolare interesse il fatto che un record possa appartenere a diversi insiemi:

“I record set possono anche contenere altri record set. Sia un record set sia un record possono essere contemporaneamente membri di più di un record set, e nel corso della sua vita un record set o un record possono essere membri di un indeterminato numero di record set in un indeterminato numero di contesti.
“I record set e i record contenuti in un record set possono essere ordinati in sequenza sulla base di una o più proprietà o relazioni comuni (p.es. alfabeticamente per agente o in relazione al nome di Luogo); in ordine cronologico secondo una data assegnata; o secondo qualche altro criterio (p.es. un ordine di rilevanza imposto)”.[5]

Gli esempi di record, “atto che nomina John Bambridge sceriffo di Leicester, con accluso terzo gran sigillo di Carlo I; abbozzo di mappa della Penisola del Qatar, messaggio di posta elettronica riguardante un accordo per partecipare al congresso ICA di Seul contenente due allegati e firmato digitalmente”, portano a considerare un possibile allineamento tra il concetto di record e quello che LRM chiama manifestazione singoletta, cioè quello che nell’ambito di queste norme viene definito risorsa non pubblicata.

Si deve sottolineare il fatto che nel modello RiC-CM il record è un’entità che esiste perché esiste il record set, cioè che comunque il record deve essere contestualizzato e strutturato. L’allineamento tra i due modelli è dunque possibile solo per risorse musicali che fanno parte di fondi archivistici.

Un’ultima osservazione delle note di scopo porta a considerazioni analoghe a quelle di LRM per quanto riguarda manifestazioni singolette prodotte da singoli agenti combinando fisicamente o unendo esemplari di manifestazioni diverse:

“Uno o più Record in un contesto possono essere inglobati o incorporati in un Record in un altro contesto per formare un nuovo Record. Questo ‘Record composito’ non si dovrebbe confondere con un Record Set, in quanto prova di una singola transazione di un Agente invece che un raggruppamento di distinti Record come parte della loro gestione e uso”.[6]

Addentrarsi nella redazione di norme per la descrizione di record set non è certamente lo scopo di queste norme. Tuttavia sarebbe auspicabile poter trattare risorse che hanno una duplice natura secondo entrambi gli approcci, in una progressiva interoperabilità e integrazione di sistemi diversi.

Note

  1. Linguistic, symbolic, or graphic information represented in any persistent form, on any durable carrier, by any method, by an Agent in the course of life or work events and Activities”.
  2. Such information may serve a variety of purposes, including documenting the events and Activities. Because of its relation to the events and Activities, it serves as evidence for them no matter its quality for use in a particular context”.
  3. One or more Records that are intellectually brought together at some Date, by an Agent, wherever the Records may reside and whatever the shared properties or relations among them may be”.
  4. In a particular context, an Agent (e.g. administrator, records manager, archivist, end-user, etc.) selects the member Records of a Record Set based on a shared property or properties, or a shared Relation or Relations. The grouping of the Records serves a purpose or purposes specific to the context of the Agent. By exception, some Records are brought together based on their not belonging in the context of selection to other designated groups: a ‘Miscellaneous’ series for example. The selection and grouping, for example, may represent the act of classifying the Records in accordance with a formal classification scheme that may be based on function, subject, organizational structure, or other criteria; an act of archival arrangement (e.g. based on common provenance); or some other selection and grouping that fulfils a particular purpose or purposes (e.g. a classification that reflects or supports the purposes of a researcher). The Record Set created by an Agent in the course of life or work events and Activities should be kept in a manner that preserves context and evidential value”.
  5. Records Sets may also contain other Records Sets. Both a Record Set and a Record may simultaneously be a member of more than one Record Set, and over the course of its existence, a Record Set or Record may be a member of an indeterminate number of Record Sets in an indeterminate number of contexts. Record Sets and Records contained within a Record Set may be ordered into a sequence based on a common property or relation, or common properties or relations (e.g. alphabetical by Agent or related Place name); chronological order by an allocated Date; or some other criterion (e.g. an imposed order by relevance)”.
  6. One or more Records in one context may be subsumed or incorporated into a Record in another context to form a new Record. This ‘compound Record’ should not be confused with a Record Set, as it is evidence of a single transaction by an Agent rather than a grouping of distinct Records as part of their management and use”.